Barcodes für Sammlungsobjekte

Erstfassung: 30.6.2003. Aktualisierung 2021 siehe jeweiligen Eintrag

1 Einleitung

Eine eindeutige Kennzeichnung aller Sammlungsbelege ist aus daten- und verwaltungstechnischer Sicht wünschenswert. Am BGBM hat man sich entschlossen, hierfür einen dem Code-39 Standard entsprechenden Barcode mit Klarschriftzeilen zu benutzen, nachdem andere Möglichkeiten diskutiert wurden.

Ein festes Format der Kennzeichnung (Länge der verwandten Zahlen oder alphanumerischen Blöcke) ist aus datentechnischen Gründen zu bevorzugen. Die Zeichen (hier: das Zeichen B) vor dem ersten Leerzeichen sollten der Index Herbariorum Abkürzung für die Hauptsammlung entsprechen. Der Index Herbariorum Code wird auch bei anderen Herbarien von einem Leerzeichen gefolgt (es gibt allerdings Ausnahmen, z.B. BM, bei diesen wird aber ein rein numerischer Code verwandt). Anschließend werden durchaus verschiedene Codierungen benutzt; vergleiche http://www.rbgsyd.gov.au/HISCOM/barcode/barcode.html .

2 Allgemeines Format des BGBM Barcodes

In der ersten Zeile steht in Klarschrift Mus. Bot. Berol., damit die Bögen nicht mehr damit gestempelt werden müssen. Eine Einbeziehung des Akzessionsjahrs in das Barcodeetikett (erste Zeile) würde auch den Akzessionsstempel vermeiden, ist allerdings nur dann möglich, wenn die Etiketten +/- gleichzeitig mit der Benutzung erstellt werden. Die zweite Zeile enthält den Barcode selbst, der in der 3. Zeile in Klarschrift dargestellt wird (ggf. unter Formatierung, z.B. mit Bindestrichen bei der Akzessionsnummer des Botanischen Gartens).

Für den BGBM werden Codes mit einer Gesamtlänge 12 Zeichen, für Gartenakzessionen und beim Herbarium Willdenow mit 16 Zeichen festgelegt. Der Code beginnt grundsätzlich mit dem Buchstaben B gefolgt von einem Leerzeichen. Um größtmögliche Konsistenz mit vorhandenen Veröffentlichungen und Datensammlungen zu erreichen, soll die bestehende Nummerierung erhalten bleiben, was das Voranstellen eines die Teilsammlung kennzeichnenden Codes notwendig macht. Bei den 12-Zeichen Codes folgt daher eine zweistellige Zahl, die einer Teil- oder Sondersammlung entspricht, gefolgt von einem Leerzeichen und einer 7-stelligen Zeichenfolge, die normalerweise nur aus Ziffern besteht.

3 Verwendung in Dateinamen (v. a. digitale Bilder)

Bei Dateinamen werden Leerzeichen durch Unterstriche ersetzt, außerdem steht, wie gewöhnlich, die Dateinamenserweiterung nach einem Punkt (zum Beispiel ".jpg" für JPEG Dateien).

Auf CD's sollte grundsätzlich die 8+3 Namenskonvention verwandt werden, da sonst die Daten eventuell von einigen Betriebssystemen nicht gelesen werden können. Hier kann eine laufende Nummer verwandt werden, die dann in einer ebenfalls auf der CD befindlichen Textdatei mit dem Verweis auf die Akzessionsnummer versehen wird.

4 Codierungsformate in Teilsammlungen

4.1 Übersicht

Erklärung jeweils im Text

Teilsammlung	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16
Phanerogamenherbar	B		1	#		#	#	#	#	#	#	#
Gummi-, Harz-, Kautschuk-Sammlung	B		1	6		#	#	#	#	#	#	#
Holzsammlung	B		1	7		#	#	#	#	#	#	#
Frucht- und Samen	B		1	8		#	#	#	#	#	#	#
Samenbank	B		1	9		#	#	#	#	#	-	#	#	#	#
Farnherbar	B		2	#		#	#	#	#	#	#	#
Moosherbar	B		3	#		#	#	#	#	#/8	#	#
Algenherbar	B		4	#		#	#	#	#	#	#	#
Wassermischproben	B		5	#		#	#	#	#	#	#	#
Flechtenherbar	B		6	#		#	#	#	#	#	#	#
Pilzherbar	B		7	#		#	#	#	#	#	#	#
Nasspräparate	B		8	1		#	#	#	#	#	#	#
Schaumuseum	B		8	9		#	#	#	#	#	#	#
Botanischer Garten	B		B	G	#	#	#	#	#	#	#	#	#	#	#	#
Willdenow-Herbar	B		-	W		9	9	9	9	9	x	-	8	8		7
Gewebeproben (trocken)	B		G	T		#	#	#	#	#	#	#

4.2 Algensammlungen

Die Bögen im Algenherbar sind von 1 bis ca. 39 000 mit Stempel durchnummeriert. Vor der Nummer steht der Stempel ALGAE, der bei vielen Bögen noch fehlt. Sind die Töpfe einem Namen zuzuordnen, kommt ein Verweisbogen mit Nummer, Etikett und Standortangabe " Alkoholsammlung" ins Algenherbar. Bei Mikroalgen (Wassermischproben) wird mit dem Prefix ECOL eine andere fortlaufende Nummer geführt, mit der sie in der Datenbank und in den Kästen wieder auffindbar sind. Diese Nummern sind derzeit grob nach Kontinenten geordnet: 1.xxxx (Europa), 2.xxxx (Afrika), etc. bis 9.xxxx (Antarktis)

4.2.1 Format bei Bögen

B 4x #######

wobei

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 4 = Bezeichnung der Teilsammlung Algenherbar; x = Ziffer 0 als Bezeichner für Belege, die im Generalherbar liegen (Regelfall), ODER 1-9 = Beleg in Sondersammlung; jeweils gefolgt von Leerzeichen;

1. = Ziffern von 0 bis 9 entsprechend der bestehenden Nummerierung (ggf. mit führenden Nullen zu versehen)

4.2.2 Format bei Mischproben

B 5x #######

wobei

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 5 = Bezeichnung der Teilsammlung Wassermischproben; x = Geographische Angabe, Ziffern 1-9 für Kontinente und Umgebung;

1. = Ziffern von 0 bis 9 entsprechend der bestehenden Nummerierung (ggf. mit führenden Nullen zu versehen)

4.3 Botanischer Garten

Akzessionsnummer mit 9 Stellen + 3-stellige Zusatznummer, die Bindestriche können im Klarschriftbereich eingefügt werden.

Format:

B BG999999999888

wobei B = Unser Botanischer Garten Code, gefolgt von Leerzeichen; BG = Bezeichnung der Teilsammlung Garten; 9 = Ziffern von 0 bis 9 entsprechend der bestehenden Akzessionsnummer (ggf. mit führenden Nullen zu versehen); 8 = Zusatznummer (ggf. mit führenden Nullen zu versehen)

4.4 Farnherbar

Fast alle Belege sind mit einer 6-stelligen Nummer versehen, die mit einer zu ersetzenden Zusatzbezeichnung (a,b,c,...) versehen sein kann. Eine Typenliste mit Belegnummern in Word (Zimmer) umfasst mehrere 100 Belege.

Format:

B 2x #######

wobei

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 2 = Bezeichnung der Teilsammlung Farne; x = Ziffer 0 als Bezeichner für Belege, die im Generalherbar liegen (Regelfall), ODER Ziffern 1-9 als Bezeichner von Sondersammlungen; jeweils gefolgt von Leerzeichen;

1. = Ziffern von 0 bis 9 entsprechend der bestehenden Nummerierung (ggf. mit führenden Nullen zu versehen)

4.5 Flechtenherbar

Historisch haben die Flechtenbelege gestempelte Akzessionsnummern. Bei Einführung der Barcode-Nummern wurde darauf geachtet, dass die Barcode-Nummern den Akzessionsnummern entsprechen. Über 200.000 Belege sind bereits mit einer 10-stelligen Barcode-Nummern versehen. Diese Belege liegen vermischt mit etwa 150.000 ohne Barcode-Nummern im Herbar. In seltenen Fällen liegen Mischbelege (mehrere Taxa) zusammen, falls untrennbar. Etikettendaten für etwa 190.000 Belege sind in einer Access-Datenbank unter Angabe der Barcode-Nummer erfasst. Diese Datensätze sind vollständig in GBIF zugänglich und werden nach und nach auch in JACQ überführt. [R. Lücking 16.2.2021]

Format:

B 6x #######

wobei

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 6 = Bezeichnung der Teilsammlung Flechten; x = Ziffer 0 als Bezeichner für Belege, die im Generalherbar liegen (Regelfall), ODER Ziffern 1-9 als Bezeichner von Sondersammlungen; jeweils gefolgt von einem Leerzeichen;

1. = Ziffern von 0 bis 9 entsprechend der bestehenden Nummerierung (ggf. mit führenden Nullen zu versehen)

4.6 Frucht- und Samensammlung

Die Frucht- und Samensammlung wurde 1992 mit dem Programm FRUSA eingegeben. Die Objekte haben eine laufende Nummer, mit der sie in FRUSA aufgerufen werden können (derzeit ca. 10.600 Einträge; alphabetisch sortierte Hardcopy im Sortierraum hinter dem zerschnittenen Kew-Index öffentlich einsehbar).

Format:

B 18 #######

wobei

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 18 = Bezeichnung der Teilsammlung Frucht- und Samen, gefolgt von Leerzeichen;

1. = Ziffern von 0 bis 9 entsprechend der bestehenden Nummerierung (ggf. mit führenden Nullen zu versehen)

4.7 Gartenherbar

Gartenherbarbelege werden nicht gesondert akzessioniert, sondern wie Generalherbarbelege behandelt (die Gartenherbarnummer entspricht ohnehin der Sammelnummer).

4.8 Samenbank

Nur für Samen in Langzeitlagerung. Entspricht numerisch der Einlagerungsnummer, wobei Jahresangabe und laufende Nummern umgekehrt wurden.

Format: B 19 aaaa-#####

wobei

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 19 = Bezeichnung der Teilsammlung "Dahlem Seed Bank" - Langzeitlagerung, gefolgt von Leerzeichen; aaaa = Jahreszahl gefolgt von Bindestrich; # = Ziffern von 0 bis 9 - laufende Einlagerungsnummer (ggf. mit führenden Nullen zu versehen)

[updated 2021-03-11]

4.9 Gummi -, Harz-, Kautschuk – Sammlung

Die Gummi-, Harz-, Kautschuk – Sammlung ist vollständig in einer Datenbank erfasst (derzeit ca. 1110 Einträge).

Format:

B 16 #######

wobei

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 16 = Bezeichnung der Teilsammlung Gummi-Harz-Kautschuk, gefolgt von Leerzeichen;

1. = Ziffern von 0 bis 9 entsprechend der bestehenden Nummerierung (falls vorhanden) (ggf. mit führenden Nullen zu versehen)

4.10 Holzsammlung

Jetziger Zustand noch zu klären.

Format:

B 17 #######

wobei

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 17 = Bezeichnung der Teilsammlung Hölzer, gefolgt von Leerzeichen;

1. = Ziffern von 0 bis 9 entsprechend der bestehenden Nummerierung (falls vorhanden) (ggf. mit führenden Nullen zu versehen)

4.11 Ikonothek

Es wurde beschlossen, bei ggf. vorzunehmender Barcodierung in der Ikonothek das in der Bibliothek verwandte System zu benutzen.

4.12 Mikropräparate

Jetziger Zustand ist mit dem neuen Verantwortlichen (n.n.) zu klären. Benötigt ggf. Spezialetiketten. Format wird daher noch festgelegt.

4.13 Moosherbar

Alle (c. 300.000) Belege tragen eine 6-stellige Akzessionsnummer mit vorgesetztem Kürzel Bryo, mit Ausnahme der getrennt gelagerten Belege des Herbarium Bridel (4-stellige artbezogene Nummerierung). Bisher keine elektronische Erfassung.

Format:

B 3x $$$$8##

wobei

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 3 = Bezeichnung der Teilsammlung Moose; x = Ziffer 0 als Bezeichner für Belege, die im Generalherbar liegen (Regelfall), ODER

   Ziffer 1 = Herbarium Bridel, ODER
   Ziffern 2-9 als Bezeichner von anderen Sondersammlungen; jeweils gefolgt von Leerzeichen; 

$, #, 8 = Ziffern von 0 bis 9 entsprechend der bestehenden Nummerierung (ggf. mit führenden Nullen zu versehen); nur bei Herbarium Bridel wird $$$$ durch die Umschlagnummer (Artnummerierung von 0001 bis 1003), die 8 normalerweise durch ein Leerzeichen oder ggf. den Umschlagnummernzusatz ("a", "b") ersetzt, gefolgt von der Bogennummer (01- [max.] 16, neu zu vergeben). Die Umschläge erhalten hier (analog zu B-W) die "Bogennummer" 00.

4.14 Nasspräparate (ohne Wassermischproben)

Bislang keine als Akzessionsnummer verwendbare Nummerierung.

B 81 #######

wobei

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 81 = Bezeichnung der Teilsammlung Nasspräparate, gefolgt von Leerzeichen;

1. = Ziffern von 0 bis 9, in fortlaufender Nummerierung zu vergeben (ggf. mit führenden Nullen zu versehen).

4.15 Phanerogamenherbar (ohne B-W und Frucht- und Samensammlung)

Bislang keine Akzessionsnummern.

Format:

B 10 #######

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 10 = Bezeichnung der Teilsammlung Phanerogamen, gefolgt von Leerzeichen;

1. = Ziffern von 0 bis 9, in fortlaufender Nummerierung zu vergeben (ggf. mit führenden Nullen zu versehen).

Bestimmte abgeschlossene Sammlungsteile werden in Blocks innerhalb der 9 Millionen vergeben, so z.B. auch die Schweinfurth-Sammlung (noch zu klären, ob wirklich einfach durchgehende Nummerierung) und die z.Zt. erfolgende Erfassung der Festuca-Arten im Herbar Markgraf-Dannenberg.

4.16 Pilzherbar

Bislang keine Akzessionsnummern.

Format:

B 7x #######

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 7 = Bezeichnung der Teilsammlung Pilze; x = Ziffer 0 als Bezeichner für Belege, die im Generalherbar liegen (Regelfall), ODER Ziffern 1-9 als Bezeichner von Sondersammlungen; jeweils gefolgt von Leerzeichen;

1. = Ziffern von 0 bis 9, in fortlaufender Nummerierung zu vergeben (ggf. mit führenden Nullen zu versehen).

4.17 Schaumuseum

Bisher keine Nummerierung von Objekten (Modellen etc).

Format:

B 89 #######

wobei

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; 89 = Bezeichnung der Teilsammlung Schaumuseum, gefolgt von Leerzeichen;

1. = Ziffern von 0 bis 9 entsprechend der bestehenden Nummerierung (falls vorhanden) (ggf. mit führenden Nullen zu versehen)

4.18 Willdenow Herbar B-W

Ein recht komplizierter Sonderfall. Die B-W-Nummern beziehen sich auf Taxa (Arten und Varietäten), die sich jeweils in einem Umschlag befinden. Der Umschlag trägt (mindestens) ein Etikett und handschriftliche Daten, ist daher hier als Sammlungsobjekt zu erfassen. Taxa wurden in die bereits vergebene Nummerierung eingefügt, wobei sowohl eine alphabetische (a,b,c) als auch eine Kennzeichnung mit verschiedenen Anzahlen Sternchen verwandt wurde. Bei Oryza sativa liegen die Nummern 7018a bis 7018s vor; Varietäten sind normalerweise mit "a" bezeichnet, sonst liegen häufig nur "b"-Nummern (neben der eigentlichen Nummer) vor; bei Piper wird allerdings sowohl 678a als auch 678b verwandt; bei Phyllanthus kommen bis 5, bei Verea bis 3 Sternchen (*) vor. Zur Unterscheidung der Belege innerhalb eines Umschlags wird eine zusätzliche, höchstens 2-stellige Zusatznummer verwandt, die rechts oben auf dem Bogen handschriftlich vermerkt ist (auch wenn nur ein Bogen im Umschlag ist). Allerdings kommen auch hier alphabetische Zusätze vor.

Format:

B -W 99999X-88 7

wobei:

B = Unser Index Herbariorum Code, gefolgt von Leerzeichen; -W = Teilsammlungsbezeichnung (in Anl. an Index Herbariorum) gefolgt von Leerzeichen; 99999 = Ziffern von 0 bis 9 entsprechend der B-W-Nummer (ggf. mit führenden Nullen zu versehen); X = Zusatz für einfügte Taxa, entweder Buchstaben A-S, oder Buchstaben V-Z (konvertierte Sternchen; V = *, W = ** etc.), oder Leerzeichen; gefolgt von Leerzeichen; 88 = Zusatznummer für Einzelbelege, beim ersten wie beim einzigen Beleg 01, beim Umschlag 00, gefolgt von Leerzeichen; 7 = alphabetischer Zusatz zur Zusatznummer, als Ziffer (Kein Zusatz: 0). Beispiel: B -W 02289a-01 1 oder B -W 20010 -09 0

5 Konventionen

"Beleg" = ein Herbarbogen

"Umschlag" = blauer Umschlag (z.B. in B-W)

"Hauptsammlung" = alle an einer bestimmten Institution vorhandenen Sammlungen

"Teilsammlung" = nach pragmatischen Kriterien (v.a. Ort und kustodiale Verantwortlichkeit) definierter Sammlungsteil

"Sondersammlung" = getrennt aufbewahrter Teil einer Teilsammlung

Möglichkeiten zur Kennzeichnung von Sammlungsobjekten

Die Kennzeichnung von Pflanzen in der Lebendsammlung (Botanischer Garten) erfolgt bereits seit Jahren mittels der Akzessionsnummer, die zur Ermöglichung einer eindeutigen Kennzeichnung um eine dreistellige, gegenwärtig nur intern verwandte Zusatznummer erweitert wurde. Eine eindeutige Kennzeichnung von Herbarbelegen und Proben kann handschriftlich, mit einem speziell angefertigten Stempel, einem gestempelten Etikett oder mit einem Barcode-Etikett erfolgen. Handschriftliche Kennzeichnung mit Bleistift ist korrigierbar und alterungsbeständig, aber kaum automatisch zu lesen und zeitaufwendiger als ein Stempel oder Etikett. Ein Stempel wäre relativ billig, recht schnell, und ist alterungsbeständig, aber nicht korrigierbar und schlecht automatisch zu lesen. Zudem ist es zweifelhaft, dass auf dem relativ rauen und oft verwölbten Bogenpapier historischer Belege (z.B. Herbarium Willdenow, B-W) ein guter Stempelaufdruck zu erzielen ist; außerdem wird des öfteren der Platz zum Aufsetzen des Stempels fehlen. Selbst mit der Verwendung von gestempelten Papieretiketten beim der Erstellung von Mikrofiche durch das IDC (B-W) wurden schlechte Erfahrungen gemacht. Ein Barcodeetikett kann hingegen (je nach Material) wieder entfernt und eventuell automatisch gelesen werden (Fehlerbereinigungsmöglichkeit bei Bildaufnahmen!). Hier gibt es die Möglichkeit, speziell angefertigte Etiketten zu verwenden (bei vorliegenden großen Serien) oder diese selbst zu drucken (Barcodes sind als Windows Fonts erhältlich). Barcode Etiketten sind maschinenlesbar. Eine Datenbank, die neben dem eigentlichen Barcode noch andere Informationen enthält kann z.B. den Leihverkehr erleichtern, da im Versandprozess nur noch der Code gelesen werden muss (wie an einer Kasse im Supermarkt). Auch bei den zur Pflege einer wissenschaftlichen Lebendsammlung gehörigen Arbeitsprozessen (Inventur, etc.) sind Erleichterungen denkbar. Neben dem eigentlichen Strichcode enthalten die Etiketten auch eine Klarschriftzeile, in der Zahlen oder (z.B. beim Code-39 System) auch Buchstaben enthalten sein können. Dieser lesbare Code kann und soll als Akzessionsnummer eingesetzt werden bzw. diese darstellen oder enthalten.

6 Notizen zur Barcode-Erstellung für das Berliner Herbar (2001)

   Die Barcodes wurden auf gummiertem Papier von uns selbst gedruckt. Firma Schneidersöhne, trockengummiertes Papier, Offset, Nr. 303 080, 80 g/m², 2001 kosteten 1000 Blatt 46,50 DM inkl. MwSt.
   650 Karton-Unterteile, ca. 320,00 DM Firma Reich KG; Maße so berechnet, dass immer 1000 Barcodes mit Abstandshaltern usw. in ein Karton-Unterteil passen
   700.000 Stück Barcode-Etiketten schneiden und in Kästchen einsortieren: Fa. Gerlach, Wiener Straße 18, 10999 Berlin, Preis per 1000 Seiten: 84,85 DM plus 16% MwSt..
   Die dünneren weißen Abstandshalter nach unseren Vorgaben schneiden: 6000 Stück und noch 3500 graue dickere zum Gesamtpreis von ca.111,00 DM incl. MwSt. (wohl auch bei Reich KG).