Datei Diskussion:Vorlage Saatgutaufsammlung (Entwurf mit Übersetzungfeldern, neueste Fassung).xlsx

Aus WIPs-De Datenwiki

Dokumentation und Hilfestellung zur Vorlage

Wie kann man die Spaltenköpfe ändern, umschalten?
Im Arbeitsblatt „Hinweise“ kann man Feldbenennungen der Spaltenköpfe für das Blatt ›Saatgutaufsammlung‹ umschalten, wenn ein Spaltenkopf die übersetzungswirksame Formel enthält. Alle übersetzbaren Begrifflichkeiten für einen Spaltenkopf sollten hierbei im Arbeitsblatt „Feldübersetzungen“ weitergepflegt werden, dort können auch Ergänzungen eingefügt, oder Änderungen nachgepflegt werden, auch können Excel-Auswahlstufen vorverarbeitet werden, auf die dann eine Saatgutaufsammlung-Datenzelle vermittelst Excel-„Datenüberprüfung“ Auswahlfälle zur Dateneingabe anbietet (Tastenkürzel für Auswahlfälle: Alt + ↓).
Warum eine Tabelle mit übersetzbaren Spaltenköpfen?
Vorteile: In einer Tabelle mit übersetzbaren Feldbenennungen, Spaltenköpfen kann jeder seine eigenen Feldbezeichnungen weiterpflegen und gleichzeitig für einen Datenimport einfach im Arbeitsblatt „Hinweise“ umschalten, oder es für einen anderen Auswertungsfall umschalten. Desgleichen können dieselben Daten zur englischen Auswertungen und Veröffentlichung leichter umgestaltet werden als mit händischem Nachumschreiben. Wenn sich Importfeldbezeichnungen ändern, kann man leicht die Übersetzungstabelle ‚Feldübersetzung‘ nachbessern, oder Begrifflichkeiten den eigenen Bedürfnissen angleichen. Nachteile: Die eigentliche Datentabelle kann schnell riesengroß werden falls man alle Excelbequemlichkeiten nutzen will (z.B. Eingabefälle/Auswahlstufen vermittels Excel-Datenzellüberprüfung oder sprachliche Zellwertübersetzungen einer Eingabespalte in eine Geschwisterspalte, z.B. Rote Liste (Einstüfung) → # → Rote Liste (Kürzel), mit Hilfe der Formelvorlagen im Blatt „Datenwertübersetzung“). Gegebenenfalls mindert das Löschen bedingter Formatierungen bei großen Datenmengen auch den Rechenaufwand. Alle Bedingten Formatierungen gelöscht und alle Datenzellüberprüfungen gelöscht samt unnötiger Tabellen mindert etwa 14 kB Speichergröße oder vermutlich 5-10% der Gesamtspeichergröße.
Was sind die Mindestdaten der Saatgutsammlung?
Alle Felder im Arbeitsblatt „Feldübersetzungen“ mit Erforderlichkeitsstufe „ERFORDERLICH“ (=unabdingbar) bis „EMPFOHLEN“ (=sollte befüllt sein) sind als Mindestdaten gedacht (s. Tabelle „Feldübersetzung“ mit Einzelheiten), strenggenommen sind die ERFORDERLICHen Felder die Mindestgrunddaten, ohne die nichts läuft. Bedingte Formatierungen (s. unten) versuchen gestalterisch dem Auge zu helfen, um Mindestdatenfelder leichter zu erkennen, in der Zeile Erforderlichkeitsstufe und in den Spaltenköpfen der eigentlichen Dateneingabetabelle „Saatgutaufsammlung“.
Was sind die ERFORDERLICHen Importfelder beim nachträglichen Datenergänzen, Datenüberschreiben?
Derzeit: (1) „Akzession ID“, (2) „Aufnahmedatum (TT.MM.JJJJ)*“, und (3) eine der Koordinatenmöglichkeiten: „Koordinaten“ (51.28506N, 11.0996E) ODER „Nord“ (51.28506N) mit „Ost” (11.0996E) – und ERFORDERLICH bis WAHLFREI die „Externe ID des Datensatzes“, z.B. falls IPEN-Kennzeichnung in dieses Feld eingetragen wurde
Wie kann man Datenzeilen in ›Saatgutsammlung‹ ohnmangelhaft anfügen?
Das beste ist, die letzte Datenzeile zeilenweise soweit nach unten kopierend auszuweiten, um soviele Zeilen als man braucht, und dann diese neuen Zellen vermittels [Entf] leeren. Somit müßten alle Formateinstellungen und Auswahlstufen gleichfalls richtig mit übertragen werden. Die bequeme Art wäre eine Excel-Tabelle festlegend zu definieren, aber dieserlei Tabelle kann nur mit unwandelbaren Spaltenköpfen arbeiten. Hinweis: Die definierten Auswahlfälle in Zellen haben den Nachteil, je mehr Zellen diese Zusatzeigenschaften haben desto übermäßig groß wird die Exceldatei, um Speicherei und Rechenüberlastung zu sparen kann es sinnvoll sein die Zellen-Datenüberprüfung bei riesigen Tabellen gänzlich zu entfernen.
Wie kann man Auswahlstufen für eine Tabellenzelle einstellen oder ergänzen?
Im Excel-Bereich Daten → Datenüberprüfen und nachfolgenden Einstellungen kann eine Zellen-Listen-Vorauswahl (engl. dropdown, wahrlich: Fälle, Auswahlfälle) erwirkt werden. Die Fälle dieser Datenüberprüfung kann Excel selbtätig aus dem Übersetzungs-Arbeitsblatt „Feldübersetzungen“ beziehen. Eine Bezugsformel dieser Auswahlfälle ist im Arbeitsblatt „Feldübersetzungen“ dargeboten und meistenteils auch eingepflegt. In „Feldübersetzungen“ wird aus einer Semikolon-Liste ein künstliches Zellenfeld (Matrix, Array) erzeugt, auf das die Datenüberprüfung formelmäßig zugreift. Will man die Auswahlvorgaben umändern, so ändert man am besten die Begrifflichkeiten der Auswahlstufen-Semikolon-Liste oder man ändert den Bezug zu einer neuen Auswahlstufen-Semikolon-Liste. Die schon eingestellte Datenüberprüfung für eine Eingabezelle in ›Saatgutsammlung‹ bleibt unberührt, da wir formelhalber Auswahlwerte beziehen und somit die neuen Auswahlwerte eigentlich einwandfrei durchgereicht werden sollten. Die Auswahlfälle sollten also deshalb immer im Arbeitsblatt „Feldübersetzungen“ gepflegt werden, von wo sie formelmäßig bezogen werden können.
Wie kann man „fehlerfrei“ eine neue Übersetzungsspalte hinzufügen mit erneut richtigen Zellbezügen?
0.1. Zwischenzeilig oder zwischenreihig neue Zeilen („neue Sprachfassung“) oder Spalten („neues Datenübersetzungsfeld“) einzufügen, erneuert i.d.R. Zellverweise richtigermaßen – Kuddelmuddel entsteht dann, falls man äußerste Randspalten oder Randzeilen verschiebt, oder am Rand Neues anfügt.
0.2. Eher zu vermeiden: Das Verschieben von Übersetzungsspalten ergibt Kuddelmuddel für die Bedingten Formatierungen zum Prüfen doppelter Zeilenwerte, die dann im Ganzen mehr oder weniger nutzlos werden und nach Verschieben von Hand neu geprüft werden müssen (siehe Bereich: Start → Bedingte Formatierung → Regeln verwalten …). Das Finden der richtigen Übersetzungsspalte ist für Excel völlig gleichgültig, wo die Übersetzungsspalte sich befindet – Hauptsache ist, es wird der richtige Feldschlüssel gefunden, den es nur eineinzig geben darf.
0.3. In den Feldübersetzungen ist es besser, dafür Sorge zu tragen, Zellenwerte entweder mit F2 (=Zellen-Inhalt bearbeiten) und dann den Wert einzufügen (so bleibt die Formatierung und Bedingte Formatierungen erhalten) ODER falls man Zellenwerte vermittels Strg + v einfügte, dann besser als nur-Wert einfügen, z.B. Strg. + v, dann Strg. drücken, dann … Werte (auswählen), ODER Inhalte als nur Werte einfügen vermittels Strg + Alt + v, dann „Werte“ – damit werden Einfügungen als reine Werte eingefügt, ohne Formatierungen
1. Um sorglos neue Übersetzungsspalten einzufügen, *immer* inzwischen vorhandener Übersetzungsspalten einfügen – damit werden die Zellbezüge erneutermaßen von Excel ordentlich berichtig
2. Jeder dieser künstlichen »feldschlüsselSammlDaten…« darf nur einmal vorhanden sein, andernfalls wird’s Kuddelmuddel ;-) … daher sind Bedingte Formatierungen „Doppelter Wert“ solchen Zeilen anbefohlen, um zu überprüfen lassen, daß alle »feldschlüsselSammlDaten…« eineinzig bleiben, und es farblich (rot) hervorgehoben wird, wenn ein Doppelwert vorkommt. Es kann sein, daß man nach längerem Überarbeiten dieses Tabellenblattes, man diese Bedingten Formatierungen von Zeit zu Zeit überprüfen muß, z.B. wenn Verschiebungen gemacht wurden, und der Formelbreich Bedingter Formatierungen unbewußt zerteilt wurde o.ä..
3. Beim Einfügen neuer Begriffsübersetzungen möglichst alle neuen Leerzeilen-Übersetzungen ausfüllen (fachsprachlich, WIPs; … ; englisch usw.)
4. Die FORMEL LET() versucht die funktionalen Zusammenhänge besser zu beschreiben, die FORMEL XVERWEIS(…; …; XVERWEIS(…)) bewirkt die eigentliche Übersetzung. Verwendung: Die kopierte FORMEL irgendwo textlich zwischenhalber einfügen, um die eigentliche Formel zur Kopfspaltenübersetzung zu erhalten, und dann den Formel-Text in den gewünschten Spaltenkopf einfügen – oder für Fortgeschrittene: (1) FORMEL-Zelle kopieren, (2) in gewünschten Spaltenkopf einfügen mit Strg + Alt + V (3) Einfügen als „Werte“, (4) F2 Zelle bearbeiten (5) Textformatzeichen am Zellenanfang (') löschen, dann sollte die Formel wirksam werden.
5. Das äußerst rechte Übersetzungsfeld kann wahrscheinlich nur fehlerbewirkend inzwischen anderer Spalten umverschoben werden, also dazwischen irgendwo. Ich (Andreas) habe viele Möglichkeiten versucht, doch gelang es mir nicht, das äußerst rechte oder äußerst linke Übersetzungsfeld „sauber“ irgendwo dazwischen einzuordnen, zu verschieben, immer gerieten die XVERWEIS-Zellbereiche/-bezüge durcheinander
Bedingte Formatierungen (wichtigste Formeln)
Bedingte Formatierungen müssen manchmal bereichshalber nachgeprüft werden, nachdem in einem Arbeitsblatt viel umverschoben, einverfügt oder spaltenvertauscht wurde usw.. Zwischenzeiliges Einfügen in einem Formatierungsbereich stört kaum, da Excel den Formatierungsbereich i.d.R. selbtätig nachrichtet.
Kopfzeile „Saatgutaufsammlung“ entfetten (=ohne: ERFORDERLICH, EMPFOHLEN) 
=LET(
  formelText;FORMELTEXT(A1);
  anfangTextfund; SUCHEN("feldSchlüsselSammlDaten:";formelText);
  endeTextfund;SUCHEN("""";formelText;anfangTextfund);
  feldSchlüssel; TEIL(formelText;anfangTextfund;endeTextfund-anfangTextfund);
  auswahlStufe; XVERWEIS(feldSchlüssel;Feldübersetzungen!$B$2:$CS$2;Feldübersetzungen!$B$14:$CS$14;"?");
  0=ZÄHLENWENN(auswahlStufe;"ERFORDERLICH*") + ZÄHLENWENN(auswahlStufe;"EMPFOHLEN*")
)
Absicht: (1) eigenen Feldschlüssel finden und (2) Erfordernisstufe in Feldübersetzungen nachsuchen (idealerweise wenn Erfordernisstufe nur am Anfang der Zelle geschrieben wurde), und dann geeignete Schriftgestaltung …
Kopfzeile „Saatgutaufsammlung“ ausfüllen (=ERFORDERLICH) 
=LET(
  formelText;FORMELTEXT(A1);
  anfangTextfund; SUCHEN("feldSchlüsselSammlDaten:"; formelText);
  endeTextfund; SUCHEN("""";formelText;anfangTextfund);
  feldSchlüssel; TEIL(formelText;anfangTextfund;endeTextfund-anfangTextfund);
  auswahlStufe; XVERWEIS(feldSchlüssel;Feldübersetzungen!$B$2:$CS$2;Feldübersetzungen!$B$14:$CS$14;"?");
  0<ZÄHLENWENN(auswahlStufe;"ERFORDERLICH*")
)
Absicht: (1) eigenen Feldschlüssel finden und (2) Erfordernisstufe in Feldübersetzungen nachsuchen (idealerweise wenn Erfordernisstufe nur am Anfang der Zelle geschrieben wurde), und dann geeignete Schriftgestaltung …
Auswahlstufen für Mindestdaten hervorheben (Arbeitsblatt Feldübersetzungen) 
=ZÄHLENWENN(B$14;"ERFORDERLICH*") + ZÄHLENWENN(B$14;"EMPFOHLEN*")>0
Absicht: (1) Erfordernisstufe in Feldübersetzungen nachsuchen (idealerweise wenn Erfordernisstufe nur am Anfang der Zelle geschrieben wurde), und dann geeignete Schriftgestaltung …
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